講義の始まる直前である3月下旬及び9月下旬に行われる。
むこう半年の定例会を開催する曜日を決めたり、役員の選出・任命、半年分の会計報告を行う。
定例会よりも重要な議題を扱うため、全員が出席もしくは委任を絶対とする。
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